Firmowy adres e-mail – o czym powinieneś pamiętać

Czym jest adres e-mail?

Adres e-mail jest niczym identyfikator. Mając to na uwadze warto stworzyć firmowego maila, który będzie prosty do zapamiętania, łatwo dostępny na stronie www i w danych teleadresowych podawanych na zewnątrz, nie tylko w sieci. Tworząc adres mailowy warto postawić się w roli klienta, który chce do nas napisać, który otrzymuje nasz mailing lub odpowiedź na zapytanie. Firmowy adres e-mail winien jasno kojarzyć się z naszą firmą. Nie warto w tym miejscu być kreatywnym i oryginalnym, o wiele lepiej jest postawić na standard. Oczywiście można spróbować wyróżnić się, jednak klasyczne maile o konstrukcji biuro@nazwafirmy.pl sprawdzają się najlepiej. Co istotne, nie wystarczy takiego maila stworzyć, ale i na bieżąco sprawdzać pocztę na niego docierającą oraz odpowiadać na nadsyłaną korespondencję. Częstym problemem firm jest pomijanie korespondencji kierowanej na ogólny mail firmowy.

Jak powinien wyglądać firmowy adres e-mail

Najbardziej typowymi adresami mailowymi firm są adresy takie jak biuro, sklep, nazwa firmy, sekretariat stworzone na domenie firmowej, w której funkcjonuje strona www danej firmy. Bezwzględnie mail nie powinien być niepoważny, śmieszny, przypadkowy, zawierać zbyt długi ciąg znaków trudny do przepisania, zapamiętania. Prócz tego jak powinien wyglądać e-mail warto zadbać o jego bezpieczeństwo. Kradzież danych, przekierowanie korespondencji, wirusy itp. to typowe zagrożenia, jakie czyhają na nasz e-mail. Tworząc mail w domenie witryny na serwerze swej www zyskujemy ochronę tożsamą z ochroną www, która jest gwarantowana przez hostingodawcę. Niestety unikać powinniśmy tworzenia firmowych kont na portalach darmowej poczty elektronicznej. Mimo, iż konta te kuszą ilością miejsca i wielkością załączników, to nie są to rozwiązania bezpieczne, lecz podatne na ataki hakerskie.

Mail we własnej domenie, same zalety

Poza prestiżem, efektem reklamowym adres e-mail we własnej domenie to również sposób na radzenie sobie ze spamem. Pod względem technicznym można ograniczyć ilość spamu do minimum lub całkowicie wyeliminować niechcianą pocztę. Kupując domenę oraz serwer zazwyczaj hostingodawca gwarantuje również określoną ilość adresów e-mail możliwych do przypisania domenie. Im jest ich więcej, tym lepiej dla nas. Pocztę przychodzącą zawsze możemy przekierować na inny adres, który jest nam wygodniej obsługiwać, np. prywatny. Częstym błędem firm jest ustalanie adresów poczty elektronicznej w postaci nazwisk handlowców, pracowników firmy. Utrudnia to sytuację obsługi klienta, kiedy pracownik się zwalnia, jest nieobecny itp. Uniwersalne adresy pozwalają na ciągłość funkcjonowania.